Assistant-e administrative aujourd’hui et demain
Parcours de réactualisation des fondamentaux du métier Module 1 : le sens de l’action
Programme à télécharger
Public : Toute personne en situation d’assistanat, assistante de Direction et/ou de Bassin
12 stagiaires maximum
Durée : 14 heures
Prérequis : Etre en poste sur une fonction d’assistant-e
Contexte : Les transformations observées dans les entreprises et administrations (nouvelles configurations organisationnelles et technologiques, travail en réseau, multiplication des équipes projets, parfois nomades, intérimaires et/ou multiculturelles, accélération des rythmes professionnels…) ont considérablement affecté les fonctions de la secrétaire/ assistante.
Outre sa mission originelle de garante de la bonne organisation interne et de la réalisation des tâches administratives de l’établissement et/ou du service, un-e assistant-e doit aujourd’hui jouer un rôle accru en tant qu’interface, médiateur/médiatrice et démontrer ainsi des capacités à faciliter les relations, aiguiller les informations, gérer des projets …
Qu’elle soit polyvalente ou spécialisée, la fonction d’assistanat voit croître la dimension relationnelle de son emploi et son rôle d’interface entre la direction, les équipes, les partenaires internes et externes.
Ces mutations impliquent l’acquisition de nouvelles compétences et savoir comportemental, ainsi que de réelles capacités d’adaptation.
Objectifs de la formation :
A l'issue de la formation les apprenants seront à même de :
- Identifier son rôle et ses missions dans la démarche globale d’assistanat et/ou d’assistanat de direction
- Mettre en perspective ses pratiques dans le cadre des évolutions du secteur et/iou de l’organisation
- Définir les limites de son rôle au regard des responsabilités et de la réglementation
- Identifier des objectifs pour l’amélioration des pratiques professionnelles
- Construire son parcours personnalisé de formation.
PROGRAMME
Jour 1 : Le sens de l’action
Séquence 1 : Travail sur les représentations
- Quelle est la place de l’Assistant-e dans une équipe ? dans une structure ou un établissement ?
Par sous-groupes : les participants redéfinissent leur place dans le processus de bonne gestion de l’établissement ou du service
Découverte de la technique des cartes mentales - débriefing et première cartographie.
Séquence 2 : Définition du cœur de métier
- Quelle est le quotidien d’une Assistant-e ? Identification des domaines et périmètres d’intervention de l’Assistant-e
Par sous-groupes : les participants définissent leurs activités concrètes :
- Repérage des activités communes et des grandes technicités métier
- Repérage des activités spécialisées ou spécifiques par rapport à la spécialité de la structure
Débriefing et débats, élargissement de la cartographie et réajustements.
Séquence 3 : L’Evolution des pratiques
- Quelles sont les évolutions constatées ? Quelles sont les perspectives d’évolution ?
Présentation, analyse et commentaire des évolutions du métier au regard des nouveaux périmètres de travail (structuration des établissements de plus en plus complexes / Bassins / intégration de domaines de compétences multiples / être force de proposition…)
Repérage des points-clés de changement (coordination, responsabilité, technicité)
Jour 2 : Le positionnement de l’Assistant-e
Séquence 1 : D’où à où ?
Quelle est la spécificité de l’Assistant-e dans l’organisation de l’établissement ou du service ?
Méthodes et applications en fonction de la structure ou de l’établissement
Se faire re-connaître dans la culture de l'organisation.
Séquence 2 : Avec qui ?
Travail avec le manager / travail avec l’équipe / travail avec les autres Assistant-e-s (tuilages et back up)
Les attentes et les besoins des différents acteurs de l’établissement
Les modes de fonctionnement de chacun
Séquence 3 : De quand à quand ?
Gestion de son temps / gestion du temps d’autrui
Gestion des activités et détermination des degrés de priorité – au regard des besoins de l’organisation / au regard des acteurs
Séquence 4 : Auto-évaluation des participants
Questionnaire d’auto-évaluation de positionnement individuel pour que les apprenants puissent construire leur plan d’action individuel de réactualisation de leurs compétences.
Intervenant-es :
- Psychologue Social, du Travail et des Organisations
- Consultant-e formatrice et enseignante en systèmes d’informations et gestion des documents en entreprise
Dates : 13 et 14 octobre 2020
Prix : Nous consulter
